Papierowe listy polecone z urzędów powoli odchodzą do przeszłości. Coraz więcej korespondencji urzędowej trafia do przedsiębiorców elektronicznie — przez system e-Doręczeń. Dla wielu jednoosobowych działalności gospodarczych 2026 rok jest pod tym względem przełomowy: to właśnie teraz mija termin na założenie firmowej skrzynki do e-Doręczeń. Wyjaśniamy, kto ma taki obowiązek, do kiedy trzeba go dopełnić i jak krok po kroku uzyskać adres.
Czym są e-Doręczenia
e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W praktyce działa jak elektroniczny list polecony za potwierdzeniem odbioru — ma taki sam skutek prawny, a jednocześnie pozwala wysyłać i odbierać korespondencję z urzędami o dowolnej porze, z komputera, tabletu czy telefonu. Każda przesyłka jest opatrzona wiarygodnym dowodem nadania i odbioru oraz informacją o dacie i godzinie. Firmy zarejestrowane w CEIDG korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. Co istotne, raz nadany adres do e-Doręczeń pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się fizyczny adres firmy.
Kto musi mieć adres do e-Doręczeń
Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmuje wszystkich przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, a więc również jednoosobowe działalności gospodarcze, a także podmioty z rejestru KRS, takie jak spółki, fundacje czy stowarzyszenia. Osobne, wcześniejsze zasady dotyczą przedstawicieli niektórych zawodów zaufania publicznego — adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy — którzy korzystają z e-Doręczeń już od 1 października 2024 roku i muszą mieć odrębny adres związany z wykonywaniem zawodu. Jeśli prowadzisz zwykłą jednoosobową działalność, potrzebujesz jednego adresu firmowego.
Od kiedy — terminy dla firm w CEIDG
Termin zależy od daty rejestracji działalności. Przedsiębiorcy, którzy założyli firmę do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć aktywny adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 roku — obowiązek posługiwania się skrzynką zaczyna się dla nich od 1 października 2026 roku. Firmy rejestrowane od 1 stycznia 2025 roku zakładają adres do e-Doręczeń już w momencie składania wniosku o wpis do CEIDG i dostają go niejako przy okazji rejestracji. Jeśli więc prowadzisz działalność od kilku lat, jesienny termin 2026 roku dotyczy właśnie Ciebie — a do jego upływu zostało już niewiele czasu.
Uwaga na aktualizację wpisu w CEIDG
Jest jeszcze jedna sytuacja, o której łatwo zapomnieć. Od 1 lipca 2025 roku przedsiębiorca zarejestrowany przed 2025 rokiem, który składa wniosek o zmianę wpisu w CEIDG — na przykład zmienia adres, kody PKD czy formę opodatkowania — ma obowiązek złożyć przy tej okazji również wniosek o adres do e-Doręczeń. Innymi słowy, każda aktualizacja wpisu po tej dacie w praktyce przyspiesza obowiązek: nie da się już czekać z założeniem skrzynki do września 2026 roku, skoro i tak zmieniane są dane firmy. Warto o tym pamiętać, planując jakiekolwiek zmiany w CEIDG.
Jak założyć adres i skrzynkę
Wniosek o utworzenie firmowego adresu do e-Doręczeń składa się bezpłatnie przez Biznes.gov.pl — do zalogowania potrzebny jest Profil Zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna. We wniosku wskazujesz dane firmy oraz administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzać (w jednoosobowej działalności zwykle jest to sam przedsiębiorca). Po rozpatrzeniu wniosku i aktywacji adresu skrzynka staje się dostępna w Koncie Przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że utworzenie adresu i skrzynki może potrwać kilka dni, dlatego lepiej nie zostawiać sprawy na ostatni dzień terminu. Jeśli masz już prywatną skrzynkę do e-Doręczeń założoną jako obywatel, i tak musisz założyć odrębną skrzynkę dla firmy — tej samej nie można używać do obu celów.
Co zmienia się w praktyce
Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia stały się podstawowym kanałem komunikacji między urzędami a firmami i obywatelami. W praktyce oznacza to, że urzędy coraz częściej wysyłają pisma właśnie na adres do e-Doręczeń, a doręczenie elektroniczne wywołuje takie same skutki jak tradycyjny list polecony — łącznie z biegiem terminów na odpowiedź czy odwołanie. Dlatego skrzynkę trzeba regularnie sprawdzać: nieodebrana korespondencja może zostać uznana za doręczoną po upływie ustawowego terminu. Dobrą praktyką jest ustawienie powiadomień e-mail o nowych wiadomościach, aby nie przeoczyć ważnego pisma z urzędu skarbowego, ZUS-u czy innego organu.