Od 2026 roku zmieniają się zasady, na jakich urzędy i inspekcje mogą kontrolować jednoosobową działalność gospodarczą. To efekt tzw. pierwszego pakietu deregulacyjnego — ustawy, która miała odciążyć przedsiębiorców od nadmiaru i nadmiernej długości kontroli. Część przepisów obowiązuje już od połowy 2025 roku, a kolejne, dotyczące kategoryzacji ryzyka, weszły w życie 1 stycznia 2026 roku. Warto wiedzieć, co się zmieniło, bo większość jednoosobowych działalności gospodarczych to z definicji mikroprzedsiębiorcy — a to właśnie ich zmiany dotyczą najbardziej.
Skąd te zmiany
Nowe zasady wprowadziła ustawa z 21 maja 2025 roku o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz.U. 2025 poz. 769), nazywana pierwszym pakietem deregulacyjnym. Ustawa nowelizuje przepisy Prawa przedsiębiorców z 6 marca 2018 roku dotyczące kontroli działalności gospodarczej — przede wszystkim art. 55 i dodany art. 55a. Część regulacji, w tym skrócenie limitu czasu kontroli, zaczęła obowiązywać 13 lipca 2025 roku. Przepisy o okresowej analizie ryzyka i kategoryzacji przedsiębiorców weszły w życie 1 stycznia 2026 roku.
Krótszy czas kontroli u mikroprzedsiębiorców
Najbardziej odczuwalną zmianą jest skrócenie maksymalnego czasu trwania wszystkich kontroli u mikroprzedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym — z 12 do 6 dni roboczych. Dla pozostałych przedsiębiorców limity się nie zmieniły: mały przedsiębiorca — 18 dni roboczych, średni — 24 dni robocze, pozostali — 48 dni roboczych rocznie. Do limitu liczą się dni robocze, licząc od dnia rozpoczęcia kontroli do jej zakończenia, niezależnie od tego, czy kontrolerzy byli fizycznie obecni w firmie każdego dnia, oraz niezależnie od formy kontroli — także zdalnej.
Ustawodawca przewidział możliwość przedłużenia kontroli u mikroprzedsiębiorcy, ale tylko w ściśle określonej sytuacji: jeśli po zakończeniu czynności w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania działalności pozostały już wyłącznie czynności związane z gromadzeniem i analizą dokumentów, mogą one być kontynuowane w siedzibie organu kontroli lub zdalnie — bez konieczności uzyskania zgody przedsiębiorcy. Takie przedłużenie nie może jednak spowodować przekroczenia dwukrotności podstawowego limitu, czyli 12 dni roboczych.
Kategorie ryzyka i rzadsze kontrole planowe
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje dodatkowy mechanizm ograniczający częstotliwość kontroli planowych, wprowadzony przez art. 55a Prawa przedsiębiorców. Organy kontroli mają obowiązek okresowo analizować prawdopodobieństwo naruszenia prawa przez przedsiębiorców z danej branży lub grupy i na tej podstawie przypisywać im jedną z trzech kategorii ryzyka: niskie, średnie lub wysokie. Od tej kategorii zależy, jak często można przeprowadzić u przedsiębiorcy kontrolę planową: przy niskim ryzyku — nie częściej niż raz na 5 lat, przy średnim — nie częściej niż raz na 3 lata. Dla kategorii wysokiego ryzyka ustawa nie wprowadza górnego limitu — kontrole planowe mogą być przeprowadzane tak często, jak wymaga tego skuteczne stosowanie właściwych przepisów.
Zasady przypisywania do poszczególnych kategorii ryzyka organ kontroli musi opublikować w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, w terminie 3 miesięcy od przyjęcia kolejnej analizy okresowej. Dzięki temu przedsiębiorca może w teorii sprawdzić, jakimi kryteriami kieruje się dany organ przy typowaniu firm do kontroli planowych w jego branży.
Więcej informacji w zawiadomieniu o kontroli
Nowelizacja zmienia też zakres informacji, jakie musi zawierać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Oprócz dotychczasowych elementów organ kontroli musi teraz podać wstępną listę dokumentów i informacji związanych z zakresem kontroli, które zamierza pozyskać w jej trakcie, a w przypadku kontroli planowych — także informację o przypisanej przedsiębiorcy kategorii ryzyka. To ułatwia przygotowanie się do kontroli z wyprzedzeniem, zamiast kompletowania dokumentów dopiero na miejscu.
Co to oznacza w praktyce dla jednoosobowej działalności
Zdecydowana większość osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce mieści się w definicji mikroprzedsiębiorcy — a więc firmy zatrudniającej średniorocznie mniej niż 10 osób i osiągającej roczny obrót netto lub sumę aktywów bilansu nieprzekraczające 2 milionów euro. Dla tej grupy zmiany oznaczają realnie krótszy czas ewentualnej kontroli i — dzięki kategoryzacji ryzyka — potencjalnie rzadsze kontrole planowe w firmach o niższym ryzyku naruszeń. Nie zwalnia to jednak z obowiązków wobec kontrolujących: trzeba nadal prowadzić książkę kontroli, udostępniać dokumenty na żądanie uprawnionego organu i współpracować w toku czynności kontrolnych. Zmieniają się ramy czasowe i częstotliwość, a nie zakres praw i obowiązków stron.