Nawet dobrze prowadzona jednoosobowa działalność może trafić na miesiąc, w którym kontrahent nie zapłacił w terminie, a urząd skarbowy i ZUS czekają na przelew. W takiej sytuacji najgorszym rozwiązaniem jest milczenie i liczenie, że problem sam zniknie — narastają odsetki, a potem dochodzi egzekucja. Polskie przepisy przewidują jednak trzy legalne sposoby na rozłożenie ciężaru w czasie: odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty i umorzenie. Działają one osobno po stronie podatków i po stronie składek ZUS, a warunki w obu systemach są różne.
Trzy ulgi przewidziane w Ordynacji podatkowej
Podstawą jest art. 67a Ordynacji podatkowej. Na wniosek podatnika organ podatkowy może odroczyć termin płatności podatku albo rozłożyć zapłatę podatku na raty, odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, a także umorzyć w całości lub w części zaległość podatkową, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną.
Różnica między pierwszą a drugą ulgą jest czysto czasowa, ale bardzo istotna w praktyce. O odroczenie terminu płatności podatku wnioskujesz, zanim termin upłynie — na przykład przed 20. dniem miesiąca, w którym przypada zaliczka na PIT. Gdy termin już minął, zobowiązanie staje się zaległością podatkową i wniosek dotyczy zaległości razem z odsetkami. Umorzenie z kolei odnosi się wyłącznie do zaległości, odsetek i opłaty prolongacyjnej — nie można umorzyć podatku, którego termin płatności jeszcze nie nadszedł.
Ważny interes podatnika lub interes publiczny
Przepis stawia jeden warunek materialny: udzielenie ulgi musi być uzasadnione ważnym interesem podatnika albo interesem publicznym. Ustawa nie definiuje tych pojęć, więc ciężar ich wykazania spoczywa na wnioskodawcy. Sam fakt, że zapłata jest niewygodna, nie wystarczy. Liczą się okoliczności obiektywne i możliwe do udokumentowania: utrata głównego kontrahenta, nieuregulowane faktury o istotnej wartości, poważna choroba, zdarzenie losowe niszczące majątek firmy, nagła zapaść w branży.
Decyzja w sprawie ulgi ma przy tym charakter uznaniowy — nawet jeśli przesłanki zostaną uprawdopodobnione, organ nie ma obowiązku ulgi udzielić. Dlatego wniosek powinien być konkretny: wskazywać zobowiązanie i okres, kwotę, proponowany termin lub harmonogram rat oraz podstawy do przyjęcia, że go dotrzymasz. Dołącza się dowody — wezwania do zapłaty wysłane kontrahentom, wyciągi bankowe, zestawienie należności i zobowiązań.
Ile kosztuje odroczenie — opłata prolongacyjna i odsetki w 2026 roku
Odroczenie i rozłożenie na raty nie są darmowe, ale są wyraźnie tańsze niż zwykłe opóźnienie. Od decyzji dotyczącej podatków stanowiących dochód budżetu państwa organ ustala opłatę prolongacyjną w wysokości 50 procent stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu wydania decyzji.
Punktem odniesienia jest aktualna stawka odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. Od 5 marca 2026 roku wynosi ona 10,50 procent w skali roku, obniżona stawka to 5,25 procent, a podwyższona — 15,75 procent. Przy stawce podstawowej opłata prolongacyjna odpowiada zatem 5,25 procent rocznie. Od dnia, na który odroczono płatność, odsetki za zwłokę przestają biec i zastępuje je właśnie ta opłata.
Uwaga praktyczna: jeśli nie dotrzymasz odroczonego terminu albo terminu którejkolwiek raty, decyzja traci moc, a zobowiązanie wraca do stanu pierwotnego — z odsetkami liczonymi tak, jakby ulgi nigdy nie było. Lepiej zaproponować harmonogram ostrożny niż ambitny.
Ulga dla przedsiębiorcy a pomoc de minimis
Dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą obowiązuje dodatkowa warstwa przepisów — art. 67b Ordynacji podatkowej. Ulga udzielona przedsiębiorcy jest zwykle kwalifikowana jako pomoc de minimis, czyli wsparcie publiczne w ramach limitu 300 tysięcy euro w okresie trzech lat dla jednego przedsiębiorstwa.
Praktyczny skutek jest taki, że do wniosku trzeba dołączyć dokumenty dotyczące pomocy de minimis: oświadczenia lub zaświadczenia o pomocy otrzymanej w bieżącym roku i w dwóch latach poprzedzających oraz informacje na formularzu przewidzianym w przepisach o pomocy publicznej. Braki w tym zakresie to jedna z najczęstszych przyczyn wezwań do uzupełnienia i wydłużenia sprawy. Kwalifikacji dokonuje organ, więc lepiej przygotować komplet od razu.
Składki ZUS — odroczenie, układ ratalny i umorzenie
ZUS prowadzi własny system ulg i własne formularze. O odroczenie terminu płatności składek wnioskuje się na formularzu RSO, przy czym odroczyć można wyłącznie składki, których termin płatności jeszcze nie upłynął. To kluczowa różnica wobec urzędu skarbowego i najczęstszy powód odmowy: wniosek złożony po 20. dniu miesiąca nie ma już czego odraczać.
Zaległe składki obejmuje układ ratalny, o który wnioskuje się na formularzu RSR. Po zawarciu umowy z ZUS odsetki za zwłokę nie są naliczane od dnia następującego po dniu złożenia wniosku, a zamiast nich płatnik ponosi opłatę prolongacyjną w wysokości 50 procent stawki odsetek obowiązującej w dniu podpisania umowy. Zawarcie układu wstrzymuje też postępowanie egzekucyjne, a przy odpowiednio wczesnym wniosku egzekucja może w ogóle nie zostać wszczęta.
Najtrudniejsze jest umorzenie, składane na formularzu RSU. Zgodnie z art. 28 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest ono możliwe co do zasady wyłącznie w razie całkowitej nieściągalności należności — ustawa wylicza sytuacje, w których się ją stwierdza. Wyjątek dotyczy składek na własne ubezpieczenia przedsiębiorcy będącego jednocześnie płatnikiem: te mogą zostać umorzone w uzasadnionych przypadkach mimo braku całkowitej nieściągalności. Składek za zatrudnione osoby wyjątek nie obejmuje.
Jak złożyć wniosek i o czym pamiętać
Wnioski do urzędu skarbowego można złożyć osobiście, pocztą albo elektronicznie — w serwisie Biznes.gov.pl udostępniono e-usługi dla ulg w spłacie zobowiązań podatkowych. Wnioski do ZUS składa się przez portal elektroniczny ZUS, pocztą, osobiście w placówce lub ustnie do protokołu. W obu przypadkach droga elektroniczna jest szybsza i daje potwierdzenie daty złożenia, co przy odroczeniu bywa rozstrzygające.
Trzy rzeczy warto zapamiętać. Po pierwsze, termin: wniosek o odroczenie ma sens tylko przed upływem terminu płatności, a przy zaległości trzeba działać szybko, bo odsetki biegną do dnia złożenia wniosku. Po drugie, ulga nie zwalnia z bieżącego regulowania kolejnych zobowiązań — zaleganie z nowymi płatnościami w trakcie układu ratalnego zwykle kończy się jego zerwaniem. Po trzecie, ulga podatkowa i składkowa to dwie osobne sprawy w dwóch instytucjach; zgoda urzędu skarbowego nie wpływa na stanowisko ZUS.