Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe rozporządzenie dotyczące podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), które wprowadza m.in. obowiązek elektronicznego jej prowadzenia i przesyłania do urzędu skarbowego. Zmiana dotyczy jednoosobowych działalności rozliczających PIT na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym i będzie wdrażana etapami. Wyjaśniamy, co się zmienia, kogo i od kiedy obejmuje nowy obowiązek oraz jak się do niego przygotować.
Nowe rozporządzenie zastąpiło przepisy z 2019 roku
6 września 2025 roku Minister Finansów i Gospodarki podpisał nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2025 r. poz. 1299), które zastąpiło dotychczasowe przepisy z 23 grudnia 2019 roku. Razem z nim opublikowano też nowe rozporządzenia dotyczące ewidencji przychodów przy ryczałcie oraz wykazu środków trwałych. Wszystkie weszły w życie 1 stycznia 2026 roku. Głównym powodem zmian jest wprowadzenie obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej oraz ich przesyłania po zakończeniu roku do urzędu skarbowego w formie ustrukturyzowanej, a także stopniowe wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur. Dla przedsiębiorców to kolejny etap szerszej cyfryzacji rozliczeń podatkowych, obok samego KSeF i coraz szerszego zakresu plików JPK przesyłanych do urzędów.
Kogo obowiązek obejmuje najpierw
Nowe przepisy wprowadzane są etapami. Jako pierwsi elektroniczne prowadzenie księgi mają obowiązek podatnicy PIT rozliczający VAT za okresy miesięczne, czyli składający JPK_V7M — dla nich obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej obowiązuje już od 2026 roku, a księgę za ten rok będą musieli przesłać do urzędu skarbowego w 2027 roku, w terminie złożenia zeznania rocznego, czyli do 30 kwietnia 2027 roku. Pozostali podatnicy PIT prowadzący PKPiR, w tym rozliczający VAT kwartalnie (JPK_V7K) oraz osoby niebędące czynnymi podatnikami VAT, prowadzenie księgi w formie elektronicznej rozpoczną od 2027 roku, a obowiązek przesyłania jej do urzędu obejmie ich odpowiednio później. Jeśli rozliczasz się ryczałtem, analogiczne zasady — w osobnym rozporządzeniu — dotyczą ewidencji przychodów.
Nowy wzór księgi: więcej kolumn i powiązanie z KSeF
Zmienia się także sam wzór księgi. Nowy formularz PKPiR ma 19 kolumn zamiast dotychczasowych 17. Wśród nowości pojawiła się kolumna nr 3, w której wpisuje się numer identyfikujący fakturę wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur, oraz kolumna nr 5 przeznaczona na identyfikator podatkowy (najczęściej NIP) kontrahenta. To bezpośrednie następstwo wdrażania obowiązkowego KSeF — księga ma być spójna z danymi, które trafiają już do systemu faktur ustrukturyzowanych. Zniesiono również uproszczony wzór księgi, z którego dotychczas mogli korzystać rolnicy prowadzący działalność gospodarczą — od 2026 roku prowadzą PKPiR na zasadach ogólnych, tak jak pozostali przedsiębiorcy.
Ujednolicony termin wpisów i dokumentowanie zakupów
Nowe przepisy porządkują też termin dokonywania zapisów w księdze. Niezależnie od tego, czy PKPiR prowadzi biuro rachunkowe, czy sam przedsiębiorca, wpisów dokonuje się co do zasady najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono wydatek lub uzyskano przychód. To ułatwia planowanie pracy z księgowością i ujednolica praktykę, która wcześniej bywała różnie interpretowana. Zaostrzeniu ulega też sposób dokumentowania części zakupów — coraz trudniej będzie oprzeć zapis w księdze wyłącznie na paragonie bez numeru NIP nabywcy, na przykład przy zakupie drobnych materiałów biurowych czy środków czystości. W praktyce oznacza to większy nacisk na fakturowanie zakupów firmowych, spójne z kierunkiem, w jakim zmierza cała reforma dokumentów w firmach.
Jak się przygotować
Dla większości jednoosobowych działalności najbliższe miesiące to dobry czas, by sprawdzić, czy program księgowy lub biuro rachunkowe, z którego korzystasz, jest gotowe na elektroniczne prowadzenie księgi w nowym formacie. Jeśli rozliczasz VAT miesięcznie, zmiana dotyczy Cię już teraz — warto upewnić się, że dane potrzebne do nowych kolumn, takie jak numery faktur z KSeF czy identyfikatory kontrahentów, są zbierane na bieżąco, a nie odtwarzane później. Pozostali przedsiębiorcy mają nieco więcej czasu, ale warto zacząć przygotowania z wyprzedzeniem, zamiast czekać do ostatniego kwartału 2026 roku.