Seit dem 1. Januar 2026 gilt eine neue Verordnung zur podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR, dem polnischen Steuerbuch für Einnahmen und Ausgaben), die unter anderem die Pflicht zur elektronischen Führung und Übermittlung an das Finanzamt einführt. Die Änderung betrifft Einzelunternehmen, die die Einkommensteuer (PIT) nach der progressiven Skala oder der linearen Steuer abrechnen, und wird stufenweise eingeführt. Wir erklären, was sich ändert, wen die neue Pflicht ab wann betrifft und wie Sie sich darauf vorbereiten können.
Die neue Verordnung ersetzt die Vorschriften von 2019
Am 6. September 2025 unterzeichnete der Minister für Finanzen und Wirtschaft eine neue Verordnung zur Führung der podatkowa księga przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025, Pos. 1299), die die bisherigen Vorschriften vom 23. Dezember 2019 ersetzt. Gleichzeitig wurden neue Verordnungen zur Einnahmenerfassung bei der Pauschalsteuer (ryczałt) sowie zum Anlagenverzeichnis veröffentlicht. Alle traten am 1. Januar 2026 in Kraft. Hauptgrund für die Änderungen ist die Einführung der Pflicht, Steuerbücher elektronisch zu führen und sie nach Jahresende in strukturierter Form an das Finanzamt zu übermitteln, sowie die schrittweise Einführung des Nationalen Systems für e-Rechnungen (Krajowy System e-Faktur, KSeF). Für Unternehmer ist dies eine weitere Etappe der umfassenderen Digitalisierung der Steuerabrechnung, neben dem KSeF selbst und dem wachsenden Umfang der an die Behörden übermittelten JPK-Dateien.
Wen die Pflicht zuerst betrifft
Die neuen Vorschriften werden stufenweise eingeführt. Als Erste sind PIT-Steuerpflichtige zur elektronischen Buchführung verpflichtet, die die Umsatzsteuer monatlich melden, also die JPK_V7M einreichen — für sie gilt die Pflicht zur elektronischen Führung der PKPiR bereits ab 2026, und das Buch für dieses Jahr müssen sie 2027 an das Finanzamt übermitteln, und zwar bis zur Frist für die Jahressteuererklärung, also bis zum 30. April 2027. Die übrigen PIT-Steuerpflichtigen, die eine PKPiR führen — einschließlich derjenigen, die die Umsatzsteuer vierteljährlich melden (JPK_V7K), sowie Personen, die keine aktiven Umsatzsteuerpflichtigen sind — beginnen die elektronische Buchführung ab 2027, die Pflicht zur Übermittlung an das Finanzamt betrifft sie entsprechend später. Wer die Pauschalsteuer (ryczałt) anwendet, unterliegt bei der Einnahmenerfassung ähnlichen Regeln, die in einer separaten Verordnung geregelt sind.
Neues Formular: mehr Spalten und Verknüpfung mit dem KSeF
Auch das Formular selbst ändert sich. Das neue PKPiR-Formular hat 19 statt bisher 17 Spalten. Neu ist unter anderem Spalte Nr. 3, in die die Identifikationsnummer der im Krajowy System e-Faktur (KSeF) ausgestellten Rechnung eingetragen wird, sowie Spalte Nr. 5 für die Steueridentifikationsnummer (meist die NIP) des Vertragspartners. Dies ist eine direkte Folge der Einführung des verpflichtenden KSeF — das Buch soll mit den Daten übereinstimmen, die bereits im System für strukturierte Rechnungen erfasst werden. Abgeschafft wurde außerdem das vereinfachte Formular, das bisher Landwirte mit Gewerbetätigkeit nutzen konnten — ab 2026 führen sie die PKPiR nach den allgemeinen Regeln wie alle anderen Unternehmer. Bisherige Eintragungen im Buch müssen nicht korrigiert werden — das neue Formular mit den zusätzlichen Spalten gilt fortlaufend ab dem Zeitpunkt, ab dem die neue Pflicht für den jeweiligen Steuerpflichtigen greift.
Einheitliche Eintragungsfrist und Dokumentation von Einkäufen
Die neuen Vorschriften regeln auch die Frist für Eintragungen ins Buch einheitlich. Unabhängig davon, ob die PKPiR von einem Buchhaltungsbüro oder vom Unternehmer selbst geführt wird, erfolgen Eintragungen grundsätzlich spätestens bis zum 20. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Ausgabe getätigt oder die Einnahme erzielt wurde. Das erleichtert die Planung der Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und vereinheitlicht eine Praxis, die zuvor unterschiedlich ausgelegt wurde. Auch die Dokumentation eines Teils der Einkäufe wird strenger geregelt — ein Eintrag im Buch wird sich künftig kaum noch allein auf einen Kassenbon ohne die Steuernummer (NIP) des Käufers stützen lassen, etwa beim Kauf kleinerer Büromaterialien oder Reinigungsmittel. In der Praxis bedeutet das einen stärkeren Fokus auf die Rechnungsstellung für betriebliche Einkäufe, passend zur allgemeinen Richtung der Reform der Unternehmensdokumente.
Wie Sie sich vorbereiten
Für die meisten Einzelunternehmen sind die kommenden Monate eine gute Gelegenheit zu prüfen, ob die verwendete Buchhaltungssoftware oder das Buchhaltungsbüro bereit für die elektronische Führung des Buchs im neuen Format ist. Wer die Umsatzsteuer monatlich meldet, ist bereits jetzt betroffen — es lohnt sich sicherzustellen, dass die für die neuen Spalten benötigten Daten, wie KSeF-Rechnungsnummern oder Identifikationsnummern der Vertragspartner, laufend erfasst und nicht erst nachträglich rekonstruiert werden. Die übrigen Unternehmer haben etwas mehr Zeit, sollten die Vorbereitungen aber trotzdem rechtzeitig beginnen, statt bis zum letzten Quartal 2026 zu warten. Ein guter erster Schritt ist ein Gespräch mit dem Buchhaltungsbüro darüber, wie der Umsetzungszeitplan für das jeweilige Unternehmen aussieht — er hängt von der Besteuerungsform, der Art der Umsatzsteuerabrechnung und davon ab, ob das Buch selbst oder extern geführt wird.