Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur objął jednoosobowe działalności od 1 kwietnia 2026 roku. W praktyce oznacza to, że faktura sprzedaży istnieje dopiero wtedy, gdy trafi do systemu i otrzyma numer KSeF. Pojawia się więc pytanie, które wcześniej nie miało większego znaczenia: co zrobić, gdy w chwili sprzedaży połączenia z systemem nie ma — bo padł internet u klienta, bo Ministerstwo Finansów zapowiedziało przerwę techniczną albo bo system po prostu nie odpowiada. Przepisy przewidują na takie sytuacje kilka odrębnych trybów, a każdy z nich ma własny termin dosłania dokumentu.
Cztery tryby zamiast jednego wyjątku
Ustawa o VAT nie zna jednego uniwersalnego „trybu awaryjnego”. Rozróżnia cztery sytuacje: tryb offline24, tryb offline związany z niedostępnością KSeF, tryb awaryjny po ogłoszeniu awarii systemu oraz awarię całkowitą. Trzy pierwsze mają wspólną logikę — fakturę wystawia się zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej, przekazuje nabywcy poza systemem, a następnie przesyła do KSeF. Datą wystawienia pozostaje data wskazana na fakturze, a nie moment, w którym dokument dotarł do systemu. Różnice dotyczą przyczyny zastosowania trybu i — co w praktyce najważniejsze — terminu przesłania faktury.
Offline24 — najprostsze zabezpieczenie na co dzień
Tryb offline24 jest dobrowolny i nie wymaga żadnej awarii ani zgody urzędu. Przedsiębiorca może z niego skorzystać w dowolnym momencie, na przykład gdy wystawia fakturę u klienta, na targach albo w terenie bez zasięgu. Fakturę przekazuje się nabywcy od razu, a do KSeF przesyła nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Nazwa bywa myląca: nie chodzi o dobę liczoną zegarowo, lecz o kolejny dzień roboczy, a termin biegnie od daty wystawienia wpisanej na fakturze — nie od chwili, w której przedsiębiorca zabrał się za wysyłkę. Dla wielu jednoosobowych firm to najwygodniejszy sposób pracy, bo uniezależnia fakturowanie od jakości połączenia.
Niedostępność systemu i awaria — dwa różne zegary
Tryb offline związany z niedostępnością KSeF dotyczy zapowiedzianych przerw, o których Ministerstwo Finansów informuje w oprogramowaniu interfejsowym. Faktury wystawione w tym czasie należy przesłać nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności — liczy się więc moment zakończenia przerwy, a nie data wystawienia dokumentu.
Inaczej wygląda tryb awaryjny, uruchamiany po ogłoszeniu awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. W tym przypadku na przesłanie faktur jest 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Warto zapamiętać jeden szczegół: jeśli faktura została wystawiona w trybie offline24, a zanim trafiła do systemu ogłoszono awarię, zastosowanie znajdzie dłuższy termin awaryjny. Dlatego ktoś w firmie powinien na bieżąco śledzić komunikaty o dostępności systemu — bez tego łatwo pomylić reżimy i spóźnić się z dosłaniem dokumentów.
Awaria całkowita — chwilowy powrót do papieru
Awaria całkowita to rozwiązanie pomyślane na sytuacje nadzwyczajne, w których nie da się opublikować komunikatu ani w BIP, ani w oprogramowaniu interfejsowym. Informacja trafia wtedy do środków społecznego przekazu — telewizji, radia, prasy lub internetu. W czasie takiej awarii przedsiębiorca wystawia fakturę w postaci papierowej albo elektronicznej w dowolnym formacie, bez obowiązku stosowania wzoru struktury logicznej. Co istotne, po zakończeniu awarii całkowitej takich faktur nie trzeba przesyłać do KSeF. To jedyny tryb, w którym dokument nigdy nie trafia do systemu — i jedyny, w którym faktura przekazywana nabywcy nie jest oznaczana kodami QR.
Kody QR i certyfikat KSeF
Faktury wystawione w trybie offline24, w trybie offline oraz w trybie awaryjnym i przekazywane nabywcy poza systemem muszą być oznaczone dwoma kodami QR. Pierwszy, opisany jako „OFFLINE”, pozwala odnaleźć fakturę w KSeF i zweryfikować zawarte w niej dane. Drugi, oznaczony jako „CERTYFIKAT”, potwierdza tożsamość wystawcy w momencie wystawiania dokumentu.
Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF. Wniosek składa się po zalogowaniu w Aplikacji Podatnika KSeF lub przez API, uwierzytelniając się między innymi Podpisem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Certyfikat służy wyłącznie potwierdzeniu tożsamości — uprawnień do wystawiania faktur nadaje się osobno — a jego ważność wynosi maksymalnie dwa lata. Warto pobrać go zawczasu, bo w chwili awarii nie będzie już na to czasu. Docelowo, od 1 stycznia 2027 roku, certyfikaty mają zastąpić dotychczasowe tokeny.
Co zrobić w firmie już teraz
Przygotowanie sprowadza się do kilku prostych kroków. Po pierwsze — sprawdzić, czy program do fakturowania faktycznie obsługuje tryby szczególne, potrafi wygenerować oba kody QR i sam pilnuje terminu dosłania. Po drugie — wystąpić o certyfikat KSeF i bezpiecznie go przechowywać. Po trzecie — ustalić, kto w firmie monitoruje komunikaty o niedostępności i awariach oraz kto odpowiada za przesłanie zaległych faktur. Warto też przećwiczyć procedurę na spokojnie, zamiast poznawać ją w dniu, w którym system przestanie odpowiadać.
Kody QR mają jeszcze jedno praktyczne zastosowanie: pozwalają nabywcy sprawdzić, czy otrzymany dokument rzeczywiście odpowiada fakturze zarejestrowanej w KSeF. Jeśli prowadzisz działalność i otrzymujesz faktury offline, warto z tej możliwości korzystać — to prosty sposób na wychwycenie dokumentu, który został podmieniony lub wystawiony przez kogoś innego, niż wskazuje nagłówek.