Das verpflichtende Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) gilt für Einzelunternehmen seit dem 1. April 2026. In der Praxis bedeutet das: Eine Ausgangsrechnung existiert erst dann, wenn sie im System eingegangen ist und eine KSeF-Nummer erhalten hat. Damit stellt sich eine Frage, die früher kaum eine Rolle spielte: Was tun, wenn im Moment des Verkaufs keine Verbindung zum System besteht — weil beim Kunden das Internet ausgefallen ist, weil das Finanzministerium eine Wartungspause angekündigt hat oder weil das System schlicht nicht antwortet? Die Vorschriften sehen dafür mehrere getrennte Verfahren vor, und jedes hat seine eigene Frist für die Nachübermittlung des Dokuments.
Vier Verfahren statt einer einzigen Ausnahme
Das polnische Umsatzsteuergesetz kennt kein einheitliches „Notfallverfahren“. Es unterscheidet vier Situationen: den Offline24-Modus, den Offline-Modus bei Nichtverfügbarkeit des KSeF, den Notfallmodus nach amtlicher Bekanntgabe einer Systemstörung sowie den vollständigen Systemausfall. Die ersten drei folgen derselben Logik — die Rechnung wird nach dem geltenden Muster der logischen Struktur ausgestellt, dem Käufer außerhalb des Systems übergeben und anschließend an das KSeF übermittelt. Als Ausstellungsdatum gilt weiterhin das auf der Rechnung angegebene Datum und nicht der Zeitpunkt, zu dem das Dokument im System eingegangen ist. Die Unterschiede betreffen den Anlass des jeweiligen Verfahrens und — praktisch am wichtigsten — die Frist für die Übermittlung.
Offline24 — die einfachste Absicherung für den Alltag
Der Offline24-Modus ist freiwillig und setzt weder eine Störung noch eine behördliche Zustimmung voraus. Unternehmerinnen und Unternehmer können ihn jederzeit nutzen, etwa wenn eine Rechnung beim Kunden, auf einer Messe oder im Außendienst ohne Netzabdeckung ausgestellt wird. Die Rechnung wird dem Käufer sofort übergeben und spätestens am nächsten Werktag nach dem Ausstellungstag an das KSeF übermittelt. Die Bezeichnung ist etwas irreführend: Gemeint sind nicht 24 Uhrzeitstunden, sondern der folgende Werktag; die Frist läuft ab dem auf der Rechnung eingetragenen Ausstellungsdatum — nicht ab dem Moment, in dem mit dem Versand begonnen wird. Für viele Einzelunternehmen ist das die bequemste Arbeitsweise, weil die Rechnungsstellung damit von der Verbindungsqualität unabhängig wird.
Nichtverfügbarkeit und Systemstörung — zwei verschiedene Uhren
Der Offline-Modus bei Nichtverfügbarkeit des KSeF betrifft angekündigte Unterbrechungen, über die das Finanzministerium in der Schnittstellensoftware informiert. In dieser Zeit ausgestellte Rechnungen sind spätestens am nächsten Werktag nach dem Tag zu übermitteln, an dem der Zeitraum der Nichtverfügbarkeit endet — maßgeblich ist also das Ende der Unterbrechung und nicht das Ausstellungsdatum des Dokuments.
Anders verhält es sich beim Notfallmodus, der nach Bekanntgabe einer KSeF-Störung im Bulletin für öffentliche Information (BIP) des Finanzministeriums sowie in der Schnittstellensoftware greift. Hier stehen für die Übermittlung der Rechnungen 7 Werktage ab dem Tag des Störungsendes zur Verfügung. Ein Detail sollte man sich merken: Wurde eine Rechnung im Offline24-Modus ausgestellt und wird vor ihrer Übermittlung eine Störung bekannt gegeben, gilt die längere Notfallfrist. Deshalb sollte jemand im Unternehmen die Meldungen zur Systemverfügbarkeit laufend verfolgen — sonst werden die Regime leicht verwechselt und die Nachübermittlung erfolgt verspätet.
Vollständiger Systemausfall — vorübergehende Rückkehr zum Papier
Der vollständige Systemausfall ist für außergewöhnliche Lagen gedacht, in denen eine Meldung weder im BIP noch in der Schnittstellensoftware veröffentlicht werden kann. Die Information wird dann über die Massenmedien verbreitet — Fernsehen, Radio, Presse oder Internet. Während eines solchen Ausfalls stellt der Unternehmer die Rechnung in Papierform oder elektronisch in einem beliebigen Format aus, ohne das Muster der logischen Struktur verwenden zu müssen. Wichtig: Nach dem Ende des vollständigen Ausfalls müssen diese Rechnungen nicht an das KSeF übermittelt werden. Es ist das einzige Verfahren, bei dem das Dokument niemals in das System gelangt — und das einzige, bei dem die dem Käufer übergebene Rechnung nicht mit QR-Codes gekennzeichnet wird.
QR-Codes und das KSeF-Zertifikat
Rechnungen, die im Offline24-Modus, im Offline-Modus oder im Notfallmodus ausgestellt und dem Käufer außerhalb des Systems übergeben werden, müssen mit zwei QR-Codes versehen sein. Der erste, mit „OFFLINE“ gekennzeichnet, ermöglicht das Auffinden der Rechnung im KSeF und die Überprüfung der darin enthaltenen Daten. Der zweite, mit „CERTYFIKAT“ (Zertifikat) gekennzeichnet, bestätigt die Identität des Ausstellers zum Zeitpunkt der Ausstellung.
Für den zweiten Code wird ein KSeF-Zertifikat benötigt. Der Antrag wird nach Anmeldung in der KSeF-Steuerpflichtigen-Anwendung oder über die API gestellt, wobei die Authentifizierung unter anderem mit dem Vertrauensprofil (Podpis zaufany) oder einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt. Das Zertifikat dient ausschließlich der Identitätsbestätigung — Berechtigungen zur Rechnungsausstellung werden separat erteilt — und ist maximal zwei Jahre gültig. Es lohnt sich, es rechtzeitig zu beziehen, denn im Störungsfall bleibt dafür keine Zeit mehr. Ab dem 1. Januar 2027 sollen Zertifikate die bisherigen Token vollständig ersetzen.
Was jetzt im Unternehmen zu tun ist
Die Vorbereitung lässt sich auf wenige Schritte reduzieren. Erstens: prüfen, ob die Rechnungssoftware die Sonderverfahren tatsächlich unterstützt, beide QR-Codes erzeugen kann und die Übermittlungsfrist selbst überwacht. Zweitens: das KSeF-Zertifikat beantragen und sicher aufbewahren. Drittens: festlegen, wer im Unternehmen die Meldungen zu Nichtverfügbarkeit und Störungen beobachtet und wer für die Nachübermittlung offener Rechnungen verantwortlich ist. Es lohnt sich außerdem, das Verfahren in Ruhe zu üben, statt es erst an dem Tag kennenzulernen, an dem das System nicht mehr antwortet.
Die QR-Codes haben noch einen weiteren praktischen Nutzen: Sie erlauben es dem Käufer zu prüfen, ob das erhaltene Dokument tatsächlich der im KSeF registrierten Rechnung entspricht. Wer selbst unternehmerisch tätig ist und Offline-Rechnungen erhält, sollte diese Möglichkeit nutzen — es ist ein einfacher Weg, ein Dokument zu erkennen, das ausgetauscht wurde oder von jemand anderem stammt, als der Briefkopf vermuten lässt.