Viele Unternehmer erhalten von ihren Kunden Anzahlungen, Angelder oder Vorauszahlungen bereits vor der Erbringung einer Leistung oder der Lieferung einer Ware. Der Erhalt einer solchen Zahlung löst konkrete Pflichten im Bereich der Umsatzsteuer (VAT) aus — in der Regel muss sie mit einer Anzahlungsrechnung (faktura zaliczkowa) dokumentiert werden. Nachfolgend erläutern wir, wann eine Anzahlungsrechnung erforderlich ist, innerhalb welcher Frist sie auszustellen ist, welche Angaben sie enthalten muss und wie sie im Jahr 2026 mit der Endrechnung verbunden wird. Wir zeigen auch, wann auf die Anzahlungsrechnung verzichtet werden kann und wie die Anzahlung in der Einkommensteuer zu behandeln ist.
Wann die Pflicht zur Ausstellung einer Anzahlungsrechnung entsteht
Erhält ein aktiver VAT-Steuerpflichtiger vor der Lieferung einer Ware oder der Erbringung einer Leistung die gesamte oder einen Teil der Zahlung — eine Anzahlung, ein Angeld, eine Vorauszahlung oder eine Rate — so ist er grundsätzlich verpflichtet, diese Zahlung mit einer Anzahlungsrechnung zu dokumentieren. Die Umsatzsteuerpflicht entsteht nämlich im Zeitpunkt des Zahlungseingangs, bezogen auf den tatsächlich erhaltenen Betrag. Die Anzahlungsrechnung betrifft somit die real gezahlten Mittel und nicht den gesamten Wert der künftigen Transaktion.
Nicht jede Zahlung löst diese Pflicht aus. Eine Anzahlungsrechnung wird unter anderem in Fällen nicht ausgestellt, in denen das Gesetz den Zeitpunkt der Steuerentstehung nicht an die Zahlung, sondern an ein anderes Ereignis knüpft — dies betrifft etwa Lieferungen von Versorgungsleistungen oder Mietleistungen, die nach dem Zahlungstermin abgerechnet werden. Bei Zweifeln, ob eine konkrete Zahlung eine umsatzsteuerpflichtige Anzahlung ist, sollte die Transaktion mit dem Buchhaltungsbüro abgestimmt werden.
Innerhalb welcher Frist ist die Anzahlungsrechnung auszustellen
Die Anzahlungsrechnung ist spätestens bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat des Anzahlungseingangs folgt. Ist die Vorauszahlung also im März eingegangen, besteht bis zum 15. April Zeit zur Ausstellung der Rechnung — unabhängig davon, wann die Leistung oder Lieferung selbst erbracht wird.
Das Gesetz setzt auch eine Grenze „nach unten“: Die Rechnung darf nicht früher als 60 Tage vor dem Erhalt der Anzahlung ausgestellt werden. Eine zu frühe Ausstellung des Dokuments, wenn die Zahlung in diesem Zeitraum gar nicht eingeht, wird mitunter als sogenannte verfrühte Rechnung behandelt und birgt das Risiko eines Streits mit der Steuerbehörde. Sicherer ist es, die Anzahlungsrechnung erst nach der Verbuchung der Zahlung auszustellen.
Welche Angaben die Anzahlungsrechnung enthalten muss
Die Anzahlungsrechnung enthält die üblichen Rechnungsangaben — Ausstellungsdatum, Nummer, Daten des Verkäufers und des Käufers, Steuersatz und Steuerbetrag — weist jedoch anstelle des Werts der gesamten Transaktion den erhaltenen Anzahlungsbetrag und die Steuer auf diesen Betrag aus. Die Umsatzsteuer wird hier nach der Methode „im Hundert“ berechnet: Es wird angenommen, dass die erhaltene Anzahlung ein Bruttobetrag ist, und die Steuer wird nach einer Formel berechnet, die den angewandten Satz berücksichtigt. Auf der Rechnung sollten auch die Bestelldaten erscheinen — die Bezeichnung der Ware oder Leistung, auf die sich die Vorauszahlung bezieht.
Die Endrechnung und die Abrechnung der erhaltenen Anzahlungen
Nach Erbringung der Lieferung oder Leistung stellt der Unternehmer eine Endrechnung (Abrechnungsrechnung) aus, in der die gesamte Transaktion abgerechnet wird. Der Bestellwert und der Steuerbetrag werden um die zuvor mit Anzahlungsrechnungen dokumentierten Anzahlungen gemindert, und auf der Endrechnung werden die Nummern dieser Rechnungen angegeben. Dadurch wird die Umsatzsteuer auf die Anzahlungen nicht ein zweites Mal berechnet. Wurde die gesamte Forderung durch Anzahlungen vereinnahmt, kann die Endrechnung einen Betrag von null zur Zahlung ausweisen; deckt die Summe der Anzahlungsrechnungen den vollen Transaktionswert, muss sie mitunter gar nicht ausgestellt werden.
Wann auf die Anzahlungsrechnung verzichtet werden kann
Nach den mit dem Paket SLIM VAT 3 eingeführten Änderungen muss der Verkäufer keine gesonderte Anzahlungsrechnung ausstellen, wenn er die Anzahlung sowie die Lieferung der Ware oder die Erbringung der Leistung im selben Monat realisiert. In diesem Fall genügt eine einzige Rechnung — die Endrechnung —, die neben dem Lieferdatum auch das Datum des Anzahlungseingangs enthalten sollte, sofern dieses vom Ausstellungsdatum des Dokuments abweicht. Diese Vereinfachung ist ein Recht, keine Pflicht: Der Unternehmer kann weiterhin zwei Rechnungen ausstellen, wenn ihm das bequemer ist. Zu beachten ist, dass der Käufer nach dem Verzicht auf die Anzahlungsrechnung die Umsatzsteuer erst aus der Endrechnung abziehen kann.
Die Anzahlung und die Einkommensteuer
Im Bereich der Einkommensteuer gilt der umgekehrte Grundsatz wie bei der Umsatzsteuer. Eine erhaltene Anzahlung auf künftige, erst in späteren Abrechnungsperioden zu erbringende Lieferungen oder Leistungen stellt im Zeitpunkt ihres Erhalts grundsätzlich keinen Ertrag (Einnahme) dar — der Ertrag entsteht erst mit der Erbringung der Leistung. Das bedeutet, dass die Anzahlungsrechnung allein in der Regel weder eine Ertragsbuchung im Steuerbuch der Einnahmen und Ausgaben (KPiR) noch die Pflicht zur Zahlung einer PIT-Vorauszahlung auslöst. Von diesem Grundsatz bestehen Ausnahmen, weshalb die Behandlung einer konkreten Zahlung für den jeweiligen Fall bestätigt werden sollte.