Im Einzelunternehmen entscheiden gerade die Kosten darüber, ab welchem Betrag Sie Steuern zahlen. Je höher und ordnungsgemäß belegt die Kosten sind, desto niedriger ist das zu versteuernde Einkommen — vorausgesetzt, die jeweilige Ausgabe darf tatsächlich als Kosten angesetzt werden. Wir erklären, was Betriebsausgaben (koszty uzyskania przychodu) sind, welche Voraussetzungen eine Ausgabe erfüllen muss, was nicht abzugsfähig ist und worauf Sie 2026 bei Zahlungen und Dokumentation achten sollten.
Was sind Betriebsausgaben
Gemäß Art. 22 Abs. 1 des polnischen Einkommensteuergesetzes sind Betriebsausgaben jene Aufwendungen, die zur Erzielung von Einnahmen oder zur Erhaltung bzw. Sicherung ihrer Quelle getätigt werden, mit Ausnahme der in Art. 23 des Gesetzes ausdrücklich ausgeschlossenen Kosten. In der Praxis bedeutet das, dass ein Unternehmer einen sehr breiten Katalog betrieblicher Ausgaben absetzen kann — vom Einkauf von Waren und Materialien über Miete, Nebenkosten, Ausrüstung, Kraftstoff, Buchhaltungsdienstleistungen, Telefon und Internet bis hin zu Schulungen oder Marketingmaßnahmen. Kosten mindern die Bemessungsgrundlage, daher wirkt sich die korrekte Abrechnung der Ausgaben unmittelbar auf die Höhe der fälligen Steuer aus.
Drei Voraussetzungen, die eine Ausgabe erfüllen muss
Damit eine Ausgabe als Kosten anerkannt wird, müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Erstens muss sie in einem ursächlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit stehen — also zur Erzielung von Einnahmen oder zur Erhaltung bzw. Sicherung ihrer Quelle getätigt worden sein. Zweitens darf sie nicht in der Liste der von den Kosten ausgeschlossenen Ausgaben, also in Art. 23 des Gesetzes, aufgeführt sein. Drittens muss sie ordnungsgemäß belegt sein, in der Regel durch eine auf die Firmendaten ausgestellte Rechnung. Die Beweislast für den Zusammenhang zwischen Ausgabe und Einnahme liegt beim Unternehmer; im Zweifel lohnt es sich daher, zusätzliche Nachweise aufzubewahren, etwa einen Vertrag, Schriftverkehr oder eine Beschreibung des Verwendungszwecks.
Was nicht als Kosten abzugsfähig ist
Das Gesetz schließt einen Teil der Ausgaben ausdrücklich von den Kosten aus, selbst wenn sie mit der Firma zusammenhängen. Nicht abzugsfähig sind unter anderem Aufwendungen mit Repräsentationscharakter — beispielsweise der Kauf von Alkohol oder ein aufwendiges Essen mit einem Geschäftspartner. Auch gezahlte Geldstrafen und Bußgelder, Zinsen auf Steuerrückstände, die Einkommensteuer selbst sowie rein private Ausgaben gehören nicht zu den Kosten. Besondere Regeln gelten für den Personenkraftwagen, für den eigene Obergrenzen und prozentuale Kostenbeschränkungen bestehen — diesem Thema haben wir einen gesonderten Artikel gewidmet. Bevor Sie eine Ausgabe als Kosten ansetzen, sollten Sie prüfen, ob sie nicht im Katalog der Ausschlüsse steht.
Bargeldzahlungsgrenze und die weiße Liste der USt-Pflichtigen
Auch die Zahlungsweise beeinflusst die Möglichkeit, eine Ausgabe als Kosten anzusetzen. Die Grenze für Barzahlungen zwischen Unternehmern beträgt 15 000 PLN brutto je Transaktion. Bezahlen Sie eine Transaktion oberhalb dieser Grenze in bar, können Sie sie nicht als Kosten ansetzen — und wenn Sie einen Teil per Überweisung und einen Teil in bar zahlen, entfällt der in bar gezahlte Teil aus den Kosten. Bei Überweisungen über 15 000 PLN an einen aktiven USt-Pflichtigen lohnt es sich zusätzlich, die Kontonummer des Geschäftspartners auf der von der polnischen Finanzverwaltung (KAS) geführten weißen Liste (biała lista) zu prüfen. Eine Überweisung auf ein Konto außerhalb dieser Liste kann Ihnen ebenfalls das Recht nehmen, die Ausgabe als Kosten anzusetzen.
Anlagevermögen, Ausstattung und Dokumentation
Nicht jeder Kauf wird sofort in voller Höhe zu Kosten. Vermögensgegenstände mit einer voraussichtlichen Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr und einem Wert über 10 000 PLN, etwa Maschinen oder teurere Ausrüstung, werden grundsätzlich in das Anlageverzeichnis aufgenommen und über die Zeit durch Abschreibungen verrechnet. Ausgaben mit geringerem Wert können dagegen einmalig als Kosten angesetzt werden. Alle Kosten werden auf Grundlage von Belegen im Steuerbuch der Einnahmen und Ausgaben (KPiR) erfasst, daher sind Ordnung bei den Rechnungen und eine fristgerechte Verbuchung ebenso wichtig wie die Höhe der Ausgaben selbst.
Besteuerungsform und Kosten
Ob Sie Kosten absetzen können, hängt von der gewählten Besteuerungsform ab. Bei der Steuerprogression (Steuerskala) und der linearen Steuer zahlen Sie die Steuer auf das Einkommen, also auf die um die Kosten verminderten Einnahmen — hier hat die Abrechnung der Ausgaben die größte Bedeutung. Anders ist es beim Pauschalsteuersatz auf erfasste Einnahmen (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), bei dem die Steuer allein auf die Einnahmen berechnet wird und Kosten grundsätzlich überhaupt nicht abgezogen werden. Die Entscheidung über die Besteuerungsform sollte daher auch berücksichtigen, wie hoch die Kosten sind, die Sie in Ihrer Tätigkeit tatsächlich tragen.