Werbung bei Google oder Facebook, das Abonnement eines Rechnungsprogramms, die Lizenz für eine Grafiksoftware, Hosting bei einem ausländischen Anbieter, die Provision einer Verkaufsplattform — das gehört heute selbst im kleinsten Einzelunternehmen zum Alltag. Die Rechnung kommt ohne Steuer, häufig mit dem Vermerk „reverse charge“, und schnell hält man die Sache für erledigt. Tatsächlich wird in den meisten dieser Fälle der polnische Unternehmer zum Steuerschuldner und muss die Umsatzsteuer in Polen abrechnen. Das gilt auch für Firmen, die die Umsatzsteuerbefreiung nutzen — und gerade dort passiert der Fehler am häufigsten.
Was ist der Dienstleistungsimport und wann entsteht er überhaupt
Der Dienstleistungsimport (import usług) ist der Bezug einer Leistung von einem Unternehmen mit Sitz außerhalb Polens in einer Situation, in der der Leistungsort im Inland liegt und die Pflicht zur Abrechnung der Steuer auf den Leistungsempfänger übergeht. Die Grundregel bei Geschäften zwischen Unternehmen ergibt sich aus Art. 28b des polnischen Umsatzsteuergesetzes: Eine an einen Unternehmer erbrachte Leistung wird dort besteuert, wo der Empfänger den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit hat. Da Ihr Unternehmen in Polen registriert ist, steht die Umsatzsteuer auf im Ausland eingekaufte Werbung, Lizenzen oder IT-Leistungen dem polnischen Fiskus zu.
Ob der Vertragspartner aus der Europäischen Union stammt oder nicht, spielt keine Rolle — der Mechanismus ist für einen Anbieter aus Irland, aus Großbritannien und aus den Vereinigten Staaten derselbe. Entscheidend ist dagegen die Art der Leistung, denn das Gesetz sieht Ausnahmen von der Grundregel vor. Anders abzurechnen sind unter anderem Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, Eintritt zu Veranstaltungen, Restaurationsleistungen, Personenbeförderung oder die kurzfristige Vermietung von Beförderungsmitteln. Bevor Sie einen Einkauf als Dienstleistungsimport einordnen, sollten Sie prüfen, ob er nicht in eine dieser Kategorien fällt.
Registrierung als VAT-UE — Pflicht auch bei Steuerbefreiung
Ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer, der eine unter Art. 28b fallende Leistung von einem Vertragspartner aus einem anderen EU-Staat beziehen will, sollte sich zuvor als VAT-UE-Steuerpflichtiger registrieren. Das geschieht über eine Aktualisierung der Anmeldung VAT-R, in der das entsprechende Feld zu innergemeinschaftlichen Umsätzen markiert wird. Die Registrierung erfolgt vor dem ersten derartigen Bezug und nicht erst nach Erhalt der Rechnung.
Das ist die häufigste Sorge unserer Mandanten, deshalb sei es klar gesagt: Die VAT-UE-Registrierung nimmt Ihnen das Recht auf die Kleinunternehmerbefreiung nicht. Das Unternehmen stellt weiterhin Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und bleibt im Inlandsverkauf befreit — es erhält lediglich eine Nummer mit dem Präfix PL für Geschäfte mit dem Ausland. Der Wert der importierten Leistungen erhöht auch nicht die Umsatzgrenze, die über den Verlust der Befreiung entscheidet, denn diese Grenze bezieht sich auf Umsätze und nicht auf Einkäufe.
Zu beachten ist außerdem eine Unterscheidung, die oft verwirrt: Die zusammenfassende Meldung VAT-UE dient der Angabe von Ausgangsumsätzen — Lieferungen von Gegenständen und an EU-Unternehmer erbrachten Dienstleistungen. Der Bezug von Leistungen aus dem Ausland wird in dieser Meldung nicht angegeben. Die Registrierung ist erforderlich, der Dienstleistungsimport selbst wird jedoch nicht in der VAT-UE gemeldet.
Wie ein regulär steuerpflichtiges und wie ein befreites Unternehmen abrechnet
Ein regulär umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen weist den Dienstleistungsimport in der Datei JPK_V7 gleichzeitig als geschuldete und als Vorsteuer aus. Dient der Einkauf der steuerpflichtigen Tätigkeit, ist der Vorgang für das Unternehmen neutral — die Vorsteuer wird in demselben Zeitraum abgezogen, in dem die geschuldete Steuer entstanden ist, sodass kein zusätzlicher Betrag an das Finanzamt fließt. Die Pflicht besteht allein in der korrekten Erfassung des Vorgangs.
Ganz anders sieht es bei einem von der Umsatzsteuer befreiten Unternehmer aus. Auch er muss die Steuer nach dem für die jeweilige Leistung geltenden inländischen Satz berechnen — bei Onlinewerbung oder Softwarelizenzen sind das in der Regel 23 Prozent — hat aber kein Recht auf Vorsteuerabzug. Die Steuer meldet er daher in der Erklärung VAT-9M an und zahlt sie bis zum 25. Tag des Monats, der auf den Monat der Steuerentstehung folgt, an das Finanzamt. Die Erklärung wird nur für die Monate abgegeben, in denen tatsächlich ein Dienstleistungsimport stattgefunden hat. Die gezahlte, nicht abziehbare Umsatzsteuer erhöht bei einem solchen Unternehmen die Anschaffungskosten der Leistung.
In der Praxis bedeutet das: Werbung für 400 Zloty, gekauft von einem befreiten Unternehmen, kostet real rund 492 Zloty. Bei einer einzelnen Transaktion ist das wenig, bei laufenden Ausgaben für Marketing und Abonnements wird der jährliche Unterschied jedoch spürbar und sollte in die Budgetplanung einfließen.
Zeitpunkt der Steuerentstehung, Umrechnungskurs und Belege
Die Steuer beim Dienstleistungsimport entsteht grundsätzlich mit der Ausführung der Leistung. Bei periodisch abgerechneten Leistungen — und so funktionieren die meisten Abonnements und Werbekampagnen — gilt die Leistung mit Ablauf jedes Zeitraums als ausgeführt, auf den sich die Zahlungen beziehen. Erfolgte die Zahlung früher, entsteht die Steuer insoweit mit deren Vereinnahmung durch den Leistenden. Das Rechnungsdatum des ausländischen Vertragspartners entscheidet hier nichts, was bei Rechnungen zum Monatswechsel überrascht.
Der Fremdwährungsbetrag wird nach dem Durchschnittskurs der Polnischen Nationalbank des letzten Arbeitstages vor dem Tag der Steuerentstehung in Zloty umgerechnet. Es lohnt sich, diese Regel konsequent anzuwenden und den verwendeten Kurs zu archivieren — bei einigen Dutzend Vorgängen pro Jahr ist seine nachträgliche Rekonstruktion zeitaufwendig.
Beleg für diese Abrechnung ist die vom ausländischen Anbieter erhaltene Rechnung. Viele solcher Rechnungen kommen weder per Post noch per E-Mail, sondern liegen im Kundenbereich zum Herunterladen bereit — im Werbekonto, in den Abonnementeinstellungen, im Hosting-Panel. Das ist die häufigste Ursache für Lücken in der Dokumentation: Die Leistung wurde per Karte bezahlt, die Kosten stehen auf dem Kontoauszug, doch niemand hat die Rechnung heruntergeladen. Eine gute Gewohnheit ist die monatliche Durchsicht aller ausländischen Abonnements mit Abruf der Belege in einem Durchgang.
Die häufigsten Fehler und wie man sie behebt
Der erste Fehler ist das vollständige Übergehen des Vorgangs — die Rechnung ohne Umsatzsteuer wandert in die Betriebsausgaben, damit endet die Abrechnung. Der zweite ist die verspätete VAT-UE-Registrierung, meist beim Aufräumen der Unterlagen entdeckt. Der dritte ist der falsche Zeitraum: Die Leistung wird nach dem Rechnungsdatum statt nach dem Zeitpunkt der Steuerentstehung erfasst. Der vierte ist die einheitliche Behandlung aller Auslandseinkäufe, ohne zu prüfen, ob die Leistung nicht unter eine der Ausnahmen von der Grundregel fällt.
Jede dieser Situationen lässt sich bereinigen. Nachzuholende Abrechnungen werden in Korrekturen für die betreffenden Zeiträume ausgewiesen, die rückständige Steuer wird samt Zinsen gezahlt und die Registrierungsanmeldung aktualisiert. Beim Aufarbeiten der Vergangenheit ist oft die Abgabe einer Selbstanzeige (czynny żal) vor etwaigen Prüfungshandlungen des Finanzamts sinnvoll. Je früher Sie eine solche Korrektur angehen, desto einfacher und günstiger lässt sie sich durchführen.