Die Gründung eines Einzelunternehmens (JDG) ist in Polen kostenlos und größtenteils über das Internet möglich. Das bedeutet jedoch nicht, dass es eine Entscheidung ist, die man überstürzen sollte. Einige Weichenstellungen bei der Registrierung — vor allem die Besteuerungsform und der Umsatzsteuerstatus — wirken sich auf die Höhe der Belastungen über die folgenden Monate und manchmal über das gesamte Steuerjahr aus. Im Folgenden führen wir durch die einzelnen Schritte und zeigen die Stellen, an denen ein kostspieliger Fehler am leichtesten passiert.
Schritt 1. Antrag bei CEIDG
Die Registrierung eines Einzelunternehmens erfolgt durch Eintragung in das Zentrale Register und die Informationen über die Wirtschaftstätigkeit (CEIDG). Der Antrag kann elektronisch mit dem vertrauenswürdigen Profil (profil zaufany) oder einer qualifizierten Signatur gestellt werden oder persönlich in jedem Gemeindeamt. Ein Formular erledigt mehrere Dinge auf einmal: Es registriert das Unternehmen, meldet es beim Finanzamt, bei der Sozialversicherung (ZUS) und beim Statistikamt (GUS) zur Vergabe der REGON-Nummer an. Die NIP-Nummer wird, falls der Unternehmer noch keine besitzt, automatisch vergeben.
Im Antrag werden unter anderem der Firmenname (der den Vor- und Nachnamen des Unternehmers enthalten muss), die Adresse der Tätigkeit, das voraussichtliche Startdatum und die Kontaktdaten angegeben. Zu beachten ist, dass das Startdatum auch in der Zukunft liegen kann — das ist nützlich, wenn man den Start und den Zeitpunkt des Entstehens der ZUS-Pflichten gut planen möchte.
Schritt 2. Wahl der PKD-Codes
Die PKD-Codes (Polnische Klassifikation der Tätigkeiten) legen fest, womit sich das Unternehmen beschäftigen wird. Man gibt einen Hauptcode an — entsprechend der überwiegenden Tätigkeit — sowie beliebig viele zusätzliche Codes. Die Auswahl der Codes sollte man breiter durchdenken als nur im Hinblick auf die heutigen Pläne: Das Eintragen einiger verwandter Bereiche auf Vorrat kostet nichts, erspart aber eine spätere Aktualisierung des Eintrags, wenn sich die Tätigkeit weiterentwickelt.
Der PKD-Code hat auch eine praktische Bedeutung, die über die Statistik hinausgeht. Manche Tätigkeitsarten sind von der Pauschalbesteuerung ausgeschlossen oder unterliegen anderen Sätzen, und ein Teil erfordert zusätzliche Genehmigungen oder Konzessionen. Daher sollte die Wahl der Codes am besten noch vor dem Einreichen des Antrags abgestimmt werden.
Schritt 3. Besteuerungsform — die folgenschwerste Entscheidung
Ein Einzelunternehmer hat drei Grundformen zur Wahl: die Steuerskala (12 % und 32 % nach Überschreiten der Schwelle), die lineare Steuer (19 % unabhängig vom Einkommen) und die Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen (Satz abhängig von der Art der Tätigkeit). Es gibt keine für alle beste Form — die Wahl hängt vom erwarteten Einkommen, der Höhe der Kosten, der Branche und der familiären Situation ab (z. B. der Möglichkeit der gemeinsamen Veranlagung mit dem Ehepartner).
Seit 2022 beeinflusst zusätzlich der Gesundheitsbeitrag die Kosten jeder Form, der je nach gewählter Besteuerung unterschiedlich berechnet wird. Bei der Skala sind es 9 % des Einkommens, bei der linearen Steuer 4,9 % des Einkommens und bei der Pauschale ein vom Umsatzschwellenwert abhängiger Pauschalbetrag. Dadurch ist ein Vergleich der Formen ohne konkrete Zahlen oft irreführend. In der Praxis kann dasselbe Tätigkeitsprofil am günstigsten bei der Pauschale oder bei der Skala ausfallen — alles hängt vom Verhältnis von Umsatz zu Kosten ab.
Schritt 4. Umsatzsteuer — registrieren oder die Befreiung nutzen
Viele angehende Unternehmer können die subjektive Umsatzsteuerbefreiung nutzen, solange der jährliche Verkaufswert die gesetzliche Grenze nicht überschreitet. Die Befreiung vereinfacht die Abrechnungen und ist oft attraktiv bei einer auf Privatkunden ausgerichteten Tätigkeit. Andererseits erlaubt die Umsatzsteuerregistrierung den Vorsteuerabzug bei Einkäufen, was sich bei größeren Anfangsinvestitionen lohnt oder wenn die Hauptabnehmer aktive Umsatzsteuerzahler sind.
Ein Teil der Tätigkeitsarten ist von der Befreiung ausgeschlossen und erfordert die Umsatzsteuerregistrierung bereits ab der ersten Transaktion. Das ist ein weiterer Grund, den Umsatzsteuerstatus vor dem Verkaufsstart zu klären und nicht erst nach den ersten Rechnungen.
Schritt 5. Anmeldung bei der ZUS und die ersten Beiträge
Allein das Einreichen des CEIDG-Antrags meldet die Tätigkeit bei der ZUS als Beitragszahler an, meldet den Unternehmer aber noch nicht zu konkreten Versicherungen an. Das ist ein gesondertes Formular (ZUS ZUA oder ZUS ZZA), das innerhalb von 7 Tagen nach Beginn der Tätigkeit einzureichen ist. In diesem Schritt entscheidet sich auch, ob man Beitragsvergünstigungen nutzt — die Ulga na start, die Vorzugs-ZUS oder die Mały ZUS Plus —, über die wir in einem gesonderten Artikel ausführlicher schreiben.
Was auf den ersten Blick nicht sichtbar ist
Die Registrierung eines Unternehmens ist eine Formalität, die sich an einem Abend erledigen lässt. Schwieriger — und wichtiger — sind die Entscheidungen, die diese Formalität festschreibt: Die Besteuerungsform bindet grundsätzlich für das ganze Jahr, der Umsatzsteuerstatus beeinflusst Preise und Margen, und die Wahl der ZUS-Vergünstigung prägt über Jahre die Höhe künftiger Leistungen. Es ist gut, mehrere Szenarien im Voraus durchzurechnen, statt sie später zu korrigieren.