Die Registrierkasse (kasa fiskalna) ist für viele, die ein Einzelunternehmen gründen, eine der ersten Schwellen, an der Zweifel aufkommen: Muss ich sie sofort kaufen oder kann ich warten? Die Antwort hängt vor allem davon ab, an wen und was Sie verkaufen und welchen Umsatz Sie erzielen. Im Jahr 2026 beruhen die Regeln auf der Verordnung des Finanzministers, die in den Jahren 2025–2027 gilt und die bisherige Befreiungsgrenze beibehalten hat. Im Folgenden erklären wir, wen die Pflicht zur Erfassung des Verkaufs auf der Kasse betrifft, wie die Grenze berechnet wird und was nach dem Kauf zu beachten ist.
Wer überhaupt den Verkauf auf der Kasse erfassen muss
Die Pflicht zum Besitz einer Registrierkasse betrifft Unternehmer, die Waren oder Dienstleistungen an natürliche Personen ohne Gewerbetätigkeit sowie an Pauschallandwirte (rolnicy ryczałtowi) verkaufen. Mit anderen Worten: Die Kasse dient der Erfassung von Verkäufen an Verbraucher. Wenn Ihre Kunden ausschließlich andere Firmen und Institutionen sind, denen Sie Rechnungen ausstellen, ist eine Registrierkasse grundsätzlich nicht erforderlich. Erst der Verkauf an Privatkunden wirft die Frage nach der Erfassungspflicht auf — und danach, ob Sie die Befreiung nutzen können.
Die Grenze von 20 000 PLN und ihre Berechnung
Die grundlegende Befreiung beruht auf der Höhe des Umsatzes. Wenn Ihr Verkauf an Privatpersonen und Pauschallandwirte im Vorjahr 20 000 PLN nicht überschritten hat, können Sie die Befreiung nutzen und benötigen keine Kasse. Dieselbe Grenze gilt für neu gegründete Firmen, mit einem wichtigen Unterschied: Sie wird anteilig zur Anzahl der Verkaufstage im jeweiligen Jahr berechnet. Ein Unternehmer, der während des Jahres startet, verfügt also über einen entsprechend niedrigeren Betrag, berechnet nach der Formel 20 000 PLN × (Anzahl der Tage vom Verkaufsbeginn bis Jahresende ÷ Anzahl der Tage im Jahr). In die Grenze fließt nur der Verkauf an Verbraucher ein — der Umsatz aus Rechnungen an Firmen spielt hier keine Rolle.
Branchen, die die Kasse ab dem ersten Verkauf haben müssen
Die Grenze von 20 000 PLN schützt nicht alle. Die Verordnung nennt Waren und Dienstleistungen, bei denen die Kasse unabhängig von der Umsatzhöhe verpflichtend ist — also bereits ab dem ersten Złoty des Verkaufs an Verbraucher. Zu den Dienstleistungen gehören unter anderem Friseur-, Kosmetik- und kosmetologische Dienstleistungen, gastronomische Leistungen stationärer Betriebe, die Reparatur von Kraftfahrzeugen, die Personenbeförderung mit dem Taxi sowie Steuerberatung. Auf der Warenseite umfasst die Pflicht von Anfang an zum Beispiel den Verkauf von Kraftstoffen, Kfz-Teilen, Radio- und Fernsehgeräten sowie Parfüms und Toilettenwässern. Wenn Sie eine Tätigkeit in einer dieser Branchen planen, muss die Kasse bereits vor der ersten Transaktion vorbereitet sein.
Wann die Befreiung endet und was dann zu tun ist
Wer die Befreiung wegen des Umsatzes nutzt, muss die Grenze laufend im Auge behalten. Nach ihrer Überschreitung verliert die Befreiung ihre Gültigkeit nach Ablauf von zwei Monaten, gerechnet ab dem Ende des Monats, in dem der Umsatz 20 000 PLN überschritten hat. Das ist eine reale Frist für die Auswahl und den Kauf des Geräts, die Fiskalisierung sowie den Beginn der Erfassung — man sollte sie nicht verpassen, denn Verkauf ohne erforderliche Kasse ist mit Sanktionen verbunden. In der Praxis kaufen die meisten Unternehmer heute eine Online-Kasse, die die Daten laufend an das Zentrale Kassenregister (Centralne Repozytorium Kas) übermittelt. Vor dem ersten Gebrauch muss jede Kasse fiskalisiert werden, was ein berechtigter Servicetechniker durchführt.
Vergünstigung für den Kassenkauf und Pflichten nach der Fiskalisierung
Den Kauf der ersten Kasse kann man dank einer Vergünstigung teilweise zurückerhalten. Sie steht ausschließlich bei einer Online-Kasse zu und beträgt 90 % des Nettopreises des Geräts, jedoch nicht mehr als 700 PLN. Um sie zu nutzen, muss man die Erfassung fristgerecht beginnen und die formalen Voraussetzungen erfüllen. Der Besitz einer Kasse bringt auch laufende Pflichten mit sich: das Ausstellen und Aushändigen von Belegen bei jedem Verkauf, das Erstellen von Tages- und Monatsberichten, das Aufbewahren des Kassenbuchs sowie die obligatorische technische Überprüfung mindestens einmal alle zwei Jahre. Eine versäumte Überprüfung droht mit einer Geldstrafe und der Pflicht zur Rückzahlung der Vergünstigung, falls Sie diese zuvor in Anspruch genommen haben.