Die Besteuerungsform entscheidet darüber, wie viel Einkommensteuer Sie auf Ihre Tätigkeit zahlen und wie Sie die Kosten abrechnen. Im Einzelunternehmen ist dies keine endgültige Wahl — sie kann jedes Jahr geändert werden, jedoch nur innerhalb der gesetzlichen Frist und über die richtige Meldung. Im Folgenden erklären wir, welche Formen Ihnen im Jahr 2026 zur Verfügung stehen, bis wann Sie den Wechsel vornehmen müssen, wie Sie ihn melden und worauf Sie vor der Entscheidung achten sollten.
Drei Besteuerungsformen zur Auswahl
Wer ein Einzelunternehmen führt, kann die Einkommensteuer auf eine von drei Arten abrechnen. Die Steuerskala ist die Grundform — die Steuer beträgt 12% des Einkommens bis zur Schwelle von 120 000 zł und 32% auf den Betrag darüber, wobei ein steuerfreier Betrag von 30 000 zł berücksichtigt wird. Die lineare Steuer bedeutet einen einheitlichen Satz von 19% auf das Einkommen, unabhängig von dessen Höhe, jedoch ohne steuerfreien Betrag und ohne Anspruch auf die meisten Familienvergünstigungen. Die Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen (ryczałt) wird vom Umsatz und nicht vom Einkommen berechnet — Kosten werden also nicht abgezogen, dafür sind die Sätze niedriger und hängen von der Art der ausgeübten Tätigkeit ab.
Bei der Steuerskala und der linearen Steuer ist das Einkommen die Grundlage, also der Umsatz abzüglich der Kosten seiner Erzielung. Diese Lösung kommt Firmen entgegen, die tatsächliche, belegte Ausgaben haben. Die Pauschalsteuer kann dort vorteilhaft sein, wo es wenige Kosten gibt und der Umsatz verhältnismäßig hoch ist. Jede Form wirkt sich auch unterschiedlich auf die Höhe des Gesundheitsbeitrags aus, weshalb die Entscheidung nicht allein auf dem Steuersatz beruhen sollte.
Bis wann kann die Besteuerungsform im Jahr 2026 geändert werden
Es gilt eine einzige Regel: Die Erklärung über die Wahl oder Änderung der Besteuerungsform für das jeweilige Jahr ist bis zum 20. Tag des Monats abzugeben, der auf den Monat folgt, in dem der Unternehmer den ersten Umsatz im jeweiligen Steuerjahr erzielt hat. In der Praxis erzielen die meisten Unternehmer den ersten Umsatz bereits im Januar, weshalb für sie der 20. Februar 2026 die maßgebliche Frist ist.
Erscheint der erste Umsatz im Jahr später, verschiebt sich die Frist entsprechend — bei einem ersten Umsatz im Juni haben Sie bis zum 20. Juli Zeit für den Wechsel. Eine Ausnahme bildet der Fall, in dem Sie den ersten Umsatz des Jahres erst im Dezember erzielen — dann kann die Erklärung bis zum Ende des Steuerjahres abgegeben werden. Die gewählte Form gilt das ganze Jahr und wird auf die Folgejahre übertragen, solange Sie nicht fristgerecht eine weitere Änderung melden.
Wie der Wechsel gemeldet wird
Der einfachste Weg ist ein Antrag auf Änderung des Eintrags im Gewerberegister CEIDG. Im Antrag CEIDG-1 gibt man die gewählte Besteuerungsform an, und das System leitet diese Information an das Finanzamt weiter. Der Antrag kann online über das vertrauenswürdige Profil (profil zaufany) oder persönlich beim Gemeinde- oder Stadtamt gestellt werden. Die Erklärung kann auch direkt schriftlich beim Leiter des Finanzamts eingereicht werden.
Nach der Online-Übermittlung des Antrags sollten Sie die amtliche Empfangsbestätigung (UPO) als Nachweis der Fristwahrung aufbewahren. Maßgeblich ist das Datum der wirksamen Abgabe der Erklärung, daher sollte man die Formalitäten nicht auf den letzten Tag verschieben. Wenn der Wechsel mit einer Änderung des Tätigkeitsbereichs verbunden sein soll, empfiehlt es sich zu prüfen, ob die gewählte Form für die betreffende Tätigkeit überhaupt zulässig ist.
Was vor der Entscheidung zu bedenken ist
Bevor Sie die Besteuerungsform ändern, schätzen Sie den erwarteten Umsatz und die Kosten für das kommende Jahr ab. Bei hohen, gut belegten Kosten sind in der Regel die Steuerskala oder die lineare Steuer günstiger, da das Einkommen besteuert wird. Wenn es wenige Kosten gibt und die Marge hoch ist, lohnt es sich, die Pauschalsteuer durchzurechnen — wobei zu beachten ist, dass ihr Satz von der Art der Dienstleistungen oder des Verkaufs abhängt. Wichtig ist auch der Gesundheitsbeitrag, der bei jeder Form anders berechnet wird und die Gesamtbelastung spürbar verändern kann.
Die Wahl wird auch von den Vergünstigungen und der Art der Jahresabrechnung beeinflusst. Die Steuerskala erlaubt die Nutzung des steuerfreien Betrags, der gemeinsamen Veranlagung mit dem Ehepartner oder der Kindervergünstigung, die es bei der linearen Steuer und der Pauschalsteuer grundsätzlich nicht gibt. Manche Tätigkeitsarten unterliegen zudem gesetzlichen Einschränkungen hinsichtlich der Anwendbarkeit der Pauschalsteuer. Es lohnt sich, mehrere Varianten anhand konkreter Zahlen durchzurechnen, statt sich nur am nominalen Satz zu orientieren.
Häufige Zweifel
Zweifel betreffen am häufigsten die Frage, ob ein Wechsel zur Jahresmitte möglich ist — grundsätzlich nicht, da die Form für das ganze Jahr gewählt wird und die Frist ab dem ersten Umsatz berechnet wird. Ein häufiger Irrtum ist auch die Annahme, dass das Ausbleiben einer Meldung den Wechsel zur vorherigen Form bedeutet; tatsächlich bleibt die bisherige Form gerade dann bestehen, wenn Sie nicht fristgerecht eine neue Erklärung abgeben. Wenn Sie den Januar bereits nach einer Form abgerechnet haben und vor dem 20. Februar eine Erklärung über eine andere Form abgeben, ist die zuletzt wirksam abgegebene Erklärung maßgeblich.