KSeF ist das staatliche System, über das Unternehmen in Polen künftig Rechnungen ausstellen und empfangen. Hier erklären wir in einfacher Sprache, worum es geht, wie es funktioniert und ab wann es für Sie gilt — ohne Fachjargon.
KSeF (Krajowy System e-Faktur, das nationale E-Rechnungssystem) ist eine zentrale staatliche Plattform, auf der Rechnungen zwischen Unternehmen entstehen, ausgetauscht und gespeichert werden. Statt eine Rechnung per E-Mail oder per Post zu verschicken, stellen Sie sie in diesem System aus, und Ihr Geschäftspartner ruft sie am selben Ort ab.
Man kann es sich wie einen gemeinsamen „Rechnungs-Briefkasten“ vorstellen, der vom Finanzamt betrieben wird — jede Rechnung landet dort automatisch, erhält eine Nummer und wird sicher aufbewahrt. Eine KSeF-Rechnung (eine sogenannte strukturierte Rechnung) hat immer dasselbe, geordnete Format, sodass jedes Programm sie lesen kann.
Das Hauptziel ist es, das Mehrwertsteuersystem dichter zu machen und Betrug zu verringern — wenn alle Rechnungen durch ein zentrales staatliches System laufen, sind gefälschte Belege schwerer möglich. Gleichzeitig soll es den Unternehmen das Leben erleichtern: keine verlorenen Rechnungen mehr, kein manuelles Abtippen und kein Suchen in E-Mails. Der Staat gewinnt an Transparenz, die Unternehmer bekommen einen Ort, an dem alle Rechnungen liegen.
Sie erstellen die Rechnung wie bisher — in Ihrem Rechnungsprogramm oder im Portal, über das Sie mit dem Büro arbeiten.
Statt sie selbst zu versenden, wird die Rechnung an das System übergeben, das automatisch prüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind.
Das System vergibt eine eindeutige Nummer und ein Datum — der Nachweis, dass die Rechnung offiziell existiert. Als Ausstellungsdatum gilt der Tag der Übermittlung an KSeF.
Ihr Geschäftspartner sieht die Rechnung sofort in KSeF. Nichts muss verschickt oder gedruckt werden.
Das System bewahrt sie 10 Jahre lang auf — Sie müssen nicht selbst archivieren und haben jederzeit Zugriff.
Wenn Sie keinen Internetzugang haben, kann die Rechnung im Offline-Modus ausgestellt und am nächsten Werktag an KSeF übermittelt werden — der Verkauf wird nicht blockiert.
Sie müssen sich nicht in staatliche Systeme einarbeiten. In der Praxis haben Sie mehrere Wege:
Für die Nutzung von KSeF ist eine Authentifizierung nötig (z. B. Profil Zaufany, qualifizierte Signatur, Unternehmenssiegel oder Token) oder eine Vollmacht für das Büro. Die wichtigste Änderung im Alltag: Sie versenden Rechnungen nicht mehr per E-Mail — Sie sehen sie im System oder im Kundenportal.
KSeF steht bereits seit 2022 freiwillig zur Verfügung — jedes Unternehmen kann früher beginnen, bevor das System für es verpflichtend wird. Rechnungen über KSeF empfangen mit der Zeit alle Unternehmer.
Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsphase — Sanktionen für Fehler oder fehlende KSeF-Rechnungen sind ausgesetzt, damit sich Unternehmen in Ruhe vorbereiten können.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C) werden vorerst nicht über KSeF ausgestellt — es gelten die bisherigen Regeln.
Kassenbons mit NIP bis 450 PLN, die als vereinfachte Rechnungen gelten, bleiben außerhalb von KSeF.
Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen sind nicht verpflichtet — sie können KSeF freiwillig nutzen.
In der Praxis ändert sich vor allem der Weg, den eine Rechnung nimmt — statt E-Mail und PDF gibt es ein einziges System. Weniger Papier, weniger manueller Versand und ein geringeres Risiko, dass eine Rechnung verloren geht. An Ihrer Steuerform, den Zahlungsfristen oder den USt-Sätzen ändert sich dadurch nichts.
Bei TaxProfis unterstützen wir KSeF von Tag eins: Vollmacht, Versand und Empfang der E-Rechnungen sowie die Anbindung an Ihr Rechnungsprogramm. Sie stellen Ihre Rechnungen wie gewohnt aus, wir sorgen dafür, dass alles gesetzeskonform läuft.
Sprechen wir über KSeF