KSeF to rządowy system, przez który firmy w Polsce będą wystawiać i odbierać faktury. Poniżej tłumaczymy prostym językiem, o co w tym chodzi, jak to działa i od kiedy Cię obowiązuje — bez zbędnego żargonu.
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to jedna, centralna platforma państwa, na której powstają, krążą i są przechowywane faktury między firmami. Zamiast wysyłać fakturę mailem czy pocztą, wystawiasz ją w tym systemie, a Twój kontrahent odbiera ją z tego samego miejsca.
Można to porównać do wspólnej „skrzynki na faktury” prowadzonej przez urząd — każda faktura trafia tam automatycznie, dostaje swój numer i jest bezpiecznie zapisana. Faktura w KSeF (tzw. faktura ustrukturyzowana) ma zawsze ten sam, uporządkowany format, więc każdy program potrafi ją odczytać.
Głównym celem jest uszczelnienie systemu VAT i ograniczenie oszustw — gdy wszystkie faktury przechodzą przez jeden system państwa, trudniej o „lewe” dokumenty. Przy okazji ma to uprościć życie firmom: koniec z gubieniem faktur, ręcznym przepisywaniem danych i szukaniem dokumentów po mailach. Państwo zyskuje przejrzystość, a przedsiębiorcy — jedno miejsce, w którym są wszystkie faktury.
Tworzysz fakturę tak jak dotychczas — w programie do fakturowania lub w panelu, przez który pracujesz z biurem.
Zamiast wysyłać ją samodzielnie, faktura jest przekazywana do systemu, który automatycznie sprawdza, czy ma wszystkie wymagane pola.
System nadaje fakturze unikalny numer i datę — to dowód, że oficjalnie istnieje. Za datę wystawienia uznaje się dzień przesłania do KSeF.
Twój kontrahent widzi fakturę w KSeF od razu. Nie trzeba nic wysyłać ani drukować.
System przechowuje ją przez 10 lat, więc nie musisz jej sam archiwizować i zawsze masz do niej dostęp.
Gdy nie masz dostępu do internetu, fakturę można wystawić w trybie offline i przesłać do KSeF w następnym dniu roboczym — sprzedaż nie jest blokowana.
Nie musisz uczyć się obsługi rządowych systemów. W praktyce masz kilka dróg:
Do korzystania z KSeF potrzebne jest uwierzytelnienie (np. Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć firmowa lub token) albo pełnomocnictwo dla biura. Najważniejsza zmiana w codziennej pracy: nie wysyłasz już faktur mailem — sprawdzasz je w systemie lub w panelu klienta.
KSeF działa dobrowolnie już od 2022 roku — każda firma może zacząć wcześniej, zanim system stanie się dla niej obowiązkowy. Odbierać faktury przez KSeF z czasem będą wszyscy przedsiębiorcy.
Do 31 grudnia 2026 obowiązuje okres przejściowy — kary za błędy lub brak faktury w KSeF są zawieszone, aby dać firmom czas na spokojne przygotowanie się.
Faktur dla osób prywatnych (B2C) na razie nie wystawia się w KSeF — zostają na dotychczasowych zasadach.
Paragony z NIP do 450 zł traktowane jak faktury uproszczone pozostają poza KSeF.
Podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie mają obowiązku — mogą korzystać dobrowolnie.
W praktyce zmienia się głównie droga, jaką pokonuje faktura — zamiast maila i PDF-a jest jeden system. Mniej papieru, mniej ręcznego wysyłania i mniejsze ryzyko, że faktura gdzieś zaginie. Forma opodatkowania, terminy płatności czy stawki VAT pozostają bez zmian.
W TaxProfis obsługujemy KSeF od pierwszego dnia: nadanie pełnomocnictwa, wysyłkę i odbiór e-faktur oraz połączenie z Twoim programem do fakturowania. Ty wystawiasz faktury jak zwykle, my dbamy o to, żeby wszystko działało zgodnie z przepisami.
Porozmawiajmy o KSeF